RODO

Informacja dotycząca przetwarzania przez Naczelną Izbę Lekarską danych osobowych Interesariuszy.

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanym RODO, (Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1)

informuje się, iż:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Naczelna Izba Lekarska w Warszawie, ul. Jana III Sobieskiego 110, 00-764 Warszawa, numer telefonu: +48 22 559 13 00, adres-email: sekretariat@nil.org.pl, dalej określona jako Administrator.  

2. Funkcję Inspektora ochrony danych pełni Agnieszka Witoszek, z którą można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@nil.org.pl

3. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

    a. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze i realizacji ustawowych zadań Naczelnej Izby Lekarskiej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO, w tym m.in.:

1. prowadzenia Centralnego Rejestru Lekarzy i Lekarzy Dentystów Rzeczypospolitej Polskiej, Centralnego Rejestru Felczerów, Rejestru Ukaranych Lekarzy i Lekarzy Dentystów Rzeczypospolitej Polskiej,
2. obsługi korespondencji i zwyczajowych form kontaktu w sprawach bieżących, związanych z działalnością NIL,
3. obsługi finansowo-księgowej,
4. archiwizacji dokumentacji,
5. organizacji szkoleń i konferencji,
6. dochodzenia praw i ochrony przed roszczeniami,
7. wydawania i przesyłania Gazety Lekarskiej i Biuletynu Naczelnej Izby Lekarskiej, w tym w formie usługi newsletter.

    b. realizacji i obsługi umowy zawartej z Naczelną Izbą Lekarską, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

    c. ochrony mienia i zapewnienie bezpieczeństwa kontrahentów, klientów, członków samorządu lekarzy i lekarzy dentystów oraz pracowników Naczelnej Izby Lekarskiej, w zakresie monitoringu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.,

    d. realizacji dodatkowych zadań zleconych na podstawie umów lub innych uzgodnień w zakresie realizacji innych zadań o charakterze publicznych, bądź na rzecz środowiska, które nie wynikają bezpośrednio z ustawy o izbach lekarskich na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), c) i e) RODO,

    e. rejestrowania rozmów telefonicznych przychodzących w celu podniesienia bezpieczeństwa i poprawy jakości obsługi interesantów, na podstawie art. 6 ust 1 lit. e) RODO.

4. Zadania wymienione w ust. 3 lit. a) oraz lit. b) realizowane są w oparciu o m.in. następujące przepisy prawa:

1. Ustawa z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1342 ze zm.),
2. Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1516 ze zm.),
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),
4. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.),
5. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.),
6. wewnętrzne akty prawne Naczelnej Izby Lekarskiej, m.in. Instrukcja Kancelaryjna, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

5. Dane osobowe Lekarzy i Lekarzy dentystów przetwarzane przez Naczelną Izbę Lekarską w zakresie określonym w art.49 i 50 Ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich, obejmują m.in.: tytuł zawodowy, imię i nazwisko, płeć, nazwisko rodowe lub poprzednie,  imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, numer paszportu w odniesieniu do lekarza z innego niż Rzeczpospolita Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej i lekarza cudzoziemca, który nie posiada numeru PESEL, albo w przypadku nieposiadania paszportu – numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer NIP, obywatelstwo (obywatelstwa), numer prawa wykonywania zawodu.  

6. Dane osobowe Kontrahentów przetwarzane przez Naczelną Izbę Lekarską w celu realizacji i obsługi umów obejmują m.in.: nazwę, imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny, NIP, REGON, KRS, nr konta bankowego, dane finansowo-księgowe.

7. Jeżeli Kontrahent przekazuje Administratorowi dane osobowe swoich pracowników lub współpracowników, informuje się, iż niniejsza klauzula informacyjna ma zastosowanie także do nich i powinna zostać im udostępniona przez Kontrahenta.

8. Dane osobowe przetwarzane w systemie monitoringu wizyjnego obejmują jedynie wizerunek osoby. Dźwięk nie jest utrwalany w systemie monitoringu wizyjnego. Nagrania przechowywane są przez okres 3 miesięcy od dnia nagrania, a następnie zostają nadpisane.

9. W przypadku sporów, roszczeń i postępowań, w przedmiocie których dowód stanowią nagrania monitoringu wizyjnego lub w sytuacji, gdy Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przetwarzania powyższych nagrań w systemie monitoringu wizyjnego może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

10. Monitoringiem wizyjnym objęte są wejścia oraz ciągi komunikacyjne Naczelnej Izby Lekarskiej.

11. Szczegółowe kwestie dotyczące monitoringu wizyjnego stosowanego w Naczelnej Izbie Lekarskiej regulują odrębne przepisy wewnętrzne.

12. W związku z rejestrowaniem (nagrywaniem) rozmów telefonicznych przychodzących, informuje się osoby dzwoniące do Naczelnej Izby Lekarskiej, iż mogą zostać poproszone o podanie imienia oraz nazwiska, a także danych kontaktowych w celu załatwienia sprawy dzwoniącego.

13. Nagrania rozmów telefonicznych przechowywane są przez 6 miesięcy od dnia nagrania, a następnie zostają nadpisane. W przypadku sporów, roszczeń i postępowań, w przedmiocie których dowód stanowią nagrania rozmów telefonicznych lub w sytuacji, gdy Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przetwarzania powyższych nagrań może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

14. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora będą udostępniane przez Naczelną Izbę Lekarską wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich uzyskiwania na podstawie szczególnych przepisów prawa (np. policja, sądy, prokuratura, strony postępowania), po przedstawieniu przez dany podmiot właściwej podstawy prawnej do uzyskania określonych danych osobowych.

15. Dane osobowe mogą zostać powierzone podmiotom współpracującym z Naczelną Izbą Lekarską w zakresie m.in. obsługi administracyjno-technicznej, na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające dane osobowe).

16. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od końca roku w którym dane zostały pozyskane, zgodnie z terminami określonymi w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz wewnętrznymi regulacjami Naczelnej Izby Lekarskiej, m.in. Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.

17. W niektórych przypadkach, określonych w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dane osobowe mogą zostać zaliczone do kategorii archiwalnej „A” co oznacza, że po 25 latach zostają przekazane do Archiwum Państwowego.

18. W zależności od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Interesariusz ma prawo do:

1. dostępu do danych, uzyskania informacji przez kogo i jak są przetwarzane, a także uzyskania kopii danych,
2. jeśli dane są nieprawidłowe – żądania niezwłocznego ich sprostowania, a jeśli niekompletne – żądania ich uzupełnienia,
3. usunięcia danych, z wyjątkiem sytuacji, gdy Administrator przetwarza dane, aby realizować obowiązek prawny, wykonać umowę lub dochodzić swoich praw,
4. żądania zaprzestania wykorzystywania danych i ograniczenia się do ich przechowywania,
5. żądania otrzymania – w powszechnie używanym formacie – danych, które osoba dostarczyła Administratorowi (dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy),
6. sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (m.in. marketing).

19. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, Interesariusz ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

20. W przypadku realizacji celów, których podstawą prawną jest Państwa zgoda podanie danych osobowych jest dobrowolne, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwość zrealizowania dla Państwa danej usługi. W przypadku realizacji zadań wynikających z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze podanie danych jest obowiązkiem ustawowym. W przypadku danych zbieranych na potrzeby realizacji umowy, podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy a ich niepodanie uniemożliwi jej zawarcie. 

21. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

22. Dane osobowe przetwarzane przez Naczelną Izbę Lekarską nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Informacja dotycząca stosowania monitoringu wizyjnego w Naczelnej Izbie Lekarskiej

_{OSTATNIA AKTUALIZACJA 01.03.2024 R.}